Los 10 errores más importantes que debe evitar durante la implementación NSPB

La implementación de NetSuite Enterprise Performance Management (EPM) puede mejorar significativamente sus procesos de planificación financiera y presupuestación. Sin embargo, como ocurre con cualquier transformación digital, existen escollos potenciales. En EPM para NetSuite Nordics, hemos identificado los 10 principales retos que pueden obstaculizar una implementación exitosa de NetSuite EPM.

1. Falta de experiencia con NetSuite ERP

Su ERP NetSuite sirve como fuente de datos principal para NetSuite Planning & Budgeting. Antes de comenzar su implementación de EPM, su ERP debe estar en uso estable durante al menos unos meses. Por ejemplo, una pequeña empresa de servicios jurídicos pospuso su proyecto EPM para familiarizarse más con su ERP recién implementado, asegurando una transición más suave.

2. Empezar con un enfoque Big Bang

Aunque NetSuite EPM ofrece amplias capacidades, tratar de implementar todo a la vez puede ser abrumador. Para las pequeñas empresas, un enfoque «Quick Hit» con un alcance manejable y un plazo inferior a seis semanas suele ser más eficaz.

3. Ausencia de patrocinio ejecutivo o apoyo organizativo

Las implantaciones de EPM requieren un patrocinador ejecutivo fuerte, normalmente el director general en las empresas pequeñas o el director financiero en las medianas. Su papel incluye:

• Organizar seguimientos mensuales.
• Actuar como portavoz principal del proyecto.
• Apoyar las escaladas cuando sea necesario.
• Animar y motivar al equipo.

Además, implicar a otro alto dirigente (por ejemplo, un ejecutivo de ventas) puede aportar continuidad en caso de cambios organizativos.

4. Mala calidad de los datos («Trash-in, Trash-out»)

Los sistemas EPM se basan en datos precisos. Si la calidad de sus datos es deficiente, la implantación de NetSuite EPM no resolverá el problema de raíz. Sin embargo, puede servir como herramienta de limpieza de datos, ya que NetSuite EPM ofrece sólidos mecanismos de validación y limpieza de datos durante la importación.

5. Confundir EPM con BI

Enterprise Performance Management (EPM) es distinto de Business Intelligence (BI). Mientras que EPM se centra en la planificación, presupuestación y previsión, BI hace hincapié en el análisis y la elaboración de informes (consulte nuestro artículo): Differencias entre EPM y BI).

Por ejemplo, una cadena hotelera global solicitó inicialmente un piloto de NetSuite EPM. Tras analizar sus requisitos, recomendamos en su lugar NetSuite Analytics Data Warehouse (NADW), ya que se adaptaba mejor a sus necesidades.

Cuando considere NetSuite EPM, busque características como:

• Seguridad
• Rendimiento
• Integración de metadatos con su ERP
• Aprobación de flujos de trabajo
• Herramientas de colaboración

Si la creación de cuadros de mando es una prioridad, NetSuite Analytics Warehouse puede complementar su EPM.

6. Elegir al socio de implantación o el enfoque equivocados

Seleccionar al partner de implementación adecuado es tan importante como elegir la herramienta adecuada. Siga estos consejos:

• Investigue a fondo a 2 o 3 implementadores.
• Pida referencias y estudios de casos.
• Verifique las certificaciones y la experiencia de los consultores asignados.
• Evite firmar un contrato SaaS con NetSuite hasta haber seleccionado a su socio de implantación.

Aunque los equipos de ventas de NetSuite pueden sugerirle socios, realizar su propia investigación le garantiza encontrar un socio alineado con el tamaño, las necesidades y la cultura de su empresa.

En cuanto al enfoque, le recomendamos que investigue el recientemente lanzado NSPB Financials, ya que plantea varias ventajas a un gran grupo de empresas SME. Lea este artículo sobre NSPB Financials.

7. Falta de contactos en el ecosistema NetSuite

Conéctese con el ecosistema NetSuite EPM antes de que comience su implementación. La creación de redes con otros usuarios de NetSuite le permite aprender de sus éxitos y desafíos. Una vez que comience su proyecto, el tiempo para la investigación externa será limitado.

8. Dudas después de empezar

Es normal tener dudas una vez que ha firmado con un implementador, sobre todo si la competencia regresa con precios más bajos. Sin embargo, confíe en su decisión. NetSuite EPM parte de la suite de Oracle, ha sido reconocido sistemáticamente como líder por Gartner. Céntrese en el éxito de la implantación y en la adopción por parte de los usuarios en lugar de cuestionar su elección de herramientas.

9. Escasa implicación en el proyecto

Incluso con el mejor socio de implementación, la participación activa es crucial. Las reuniones periódicas (semanales es lo ideal) garantizan que el proyecto siga su curso y se ajuste a sus expectativas. Piense en la implantación de NetSuite EPM como en la construcción de una casa: tiene que mantenerse involucrado durante todo el proceso.

10. Negociaciones de precios deficientes

NetSuite suele vincular los nuevos acuerdos de SaaS (como EPM) a los contratos de ERP de NetSuite existentes. Antes de firmar, revise los términos de su ERP para asegurar su satisfacción.

Al negociar los costos de implantación:

• Investigue las tarifas de soporte estándar en el ecosistema NetSuite.
• Evite sobre-negociar con su implementador elegido. Una financiación insuficiente puede dar lugar a un soporte inadecuado y a una alta rotación de consultores.

El año fiscal de NetSuite comienza en junio, con cierres trimestrales en agosto, noviembre, febrero y mayo. Programar las negociaciones en torno a estos periodos puede garantizar mejores acuerdos.

Conclusión

Evitar estos retos comunes puede garantizar una implementación más fluida de NetSuite EPM, maximizando los beneficios de esta potente herramienta. En EPM for NetSuite Nordics, ayudamos a las empresas a superar estos retos y lograr resultados satisfactorios.

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